Automatisation e-mails → tâches Vikunja pour Dazz Expert Conseil

Contexte

Le cabinet Dazz Expert Conseil recevait chaque jour des dizaines d'e-mails clients contenant des pièces jointes, documents comptables et messages à traiter manuellement. Les collaborateurs devaient ouvrir chaque mail, analyser le contenu et créer la tâche correspondante dans leur outil de gestion. Résultat : perte de temps, oublis fréquents, surcharge administrative.

Ce qu'on a livré

• Lecture automatique des e-mails entrants via IMAP (Boîte Dazz EC).
• Extraction intelligente des informations (expéditeur, destinataire, date, sujet, corps du message).
• Classification IA : détection automatique des spams et identification du type de message (action, relance, information).
• Analyse des pièces jointes : extraction de texte depuis PDF, reconnaissance d'images via GPT-4o, parsing de fichiers Excel (.xlsx).
• Consolidation du contenu et génération d'un résumé actionnable grâce à un agent IA (LangChain + OpenAI).
• Création automatique de tâches dans Vikunja : chaque e-mail pertinent devient une tâche structurée avec titre, échéance et description enrichie.
• Attribution dynamique des tâches selon les adresses mail des destinataires (Léa, Luca, Dominique, etc.).
• Archivage des données dans une base vectorielle Supabase pour le search contextuel et l'apprentissage continu.

Résultat

• 80 % des e-mails convertis automatiquement en tâches sans intervention humaine.
• Gain de plusieurs heures par jour pour les collaborateurs.
• Réduction des erreurs et des oublis liés au tri manuel.
• Centralisation de tous les mails, pièces jointes et tâches dans un seul écosystème.

Pourquoi c'est utile

• Libère le temps des collaborateurs en supprimant la saisie manuelle.
• Améliore la réactivité et la traçabilité des échanges clients.
• Structure la communication autour de tâches actionnables, non de mails dispersés.
• Prépare le terrain à des automatisations plus poussées (analyse comptable, relances, intégration ERP).

Détails techniques

• Orchestration : n8n (gestion complète du flux IMAP → IA → Vikunja).
• IA : OpenAI GPT-4.1 / GPT-4o-mini + LangChain (agents, output parser, embeddings).
• Stockage sémantique : Supabase Vector Store (embeddings OpenAI).
• Pièces jointes : OCR PDF, analyse d'image, lecture Excel.
• Destination : API Vikunja (création, assignation, pièces jointes).
• Infra : Docker, hébergement interne Dazz, logs et reprise automatique sur erreur.